Рубрика: Sex&Work

Совершенный секретарь



Казалось бы, ну как могут разные названия повлиять на суть одного и того же явления? Оказывается очень даже могут. К примеру, такая малость, как название одной из самых распространенных в наши дни профессий — секретаря, референта, офис-менеджера. Несмотря на небольшие различия в обязанностях (характер которых зависит скорее от мифа, созданного вокруг каждого из этих названий), по большому счету, их задача одна и та же — быть помощником руководителя.
Отбросим крайности. Например, когда секретаршу подбирают под цвет мебели, стиль интерьера и эстетический вкус начальника. Кстати, выбор весьма рискованный. А. Деревицкий приводит полуанекдотичную историю о том, как один начальник вынужден был через пару месяцев уволить свою секретаршу — экс-мисс красоты — из-за того, что его просто достало бесконечное повторение многочисленными ежедневными посетителями одного и того же комплимента о ее неотразимости. Еще одна крайность — когда на секретаря возлагают дополнительные функции (например, переводчика или PR-менеджера), которые выходят за пределы его непосредственных обязанностей.

К слову сказать, традиционный стереотип о том, что секретарь — профессия женская, в последнее время все чаще пересматривается эффективными топ-менеджерами. В первую очередь, бизнес-вумен. Однако и бизнесмены зачастую предпочитают выбирать себе в помощники именно мужчину, стыдливо избегая называть его секретарем и используя более представительные обозначения, вроде референт или офис-менеджер. Не вдаваясь в такие подробности, рассмотрим классическое амплуа секретаря и круг вопросов, входящих в его компетенцию.

 
«Ангел офиса» или тайм-менеджер?
А к чему, собственно, уделять такое внимание столь незначительной персоне, все обязанности которой сформулированы в грубоватой солдатской формуле: «первым куда пошлют», а проще говоря, заключаются в умении услужливо выполнять приказы начальника: варить кофе и «ставать грудью» перед представителями «канадской оптовой компании», а за одно и всех остальных нежеланных посетителей с сакраментальным: «Шефа нет, и когда будет — не знаю»?
Независимо от того, какие функции до сих пор предпочитают возлагать на секретаря ваши коллеги-руководители: живой картины Эрмитажа, секс-символа эпохи, умного и преданного «друга человека», непробиваемого блокера или машинистки, улыбающегося автоответчика или громоотвода, в крайнем случае — сборщика макулатуры и благодарного читателя женских журналов, — вы-то, конечно, никогда не станете отождествлять своего надежного помощника с секретаршей из бульварных анекдотов, тем более, что обязанности у нее (него) самые что ни на есть серьезные.
Никто и ничто не сможет сэкономить время своего руководителя лучше, чем хороший секретарь. Но для того чтобы ваше время работало на вас, ваша работа должна стать также работой вашего надежного помощника, которого вы, любя, называете секретарем. Секретарь должен(на) знать весь объем вашей деятельности и профессиональные цели. Ведь, только опираясь на секретаря, вы можете избежать массы лишних, а то и неприятных моментов, преследующих каждого руководителя на пути к успеху.
Не станем заниматься теологией и рассыпаться в комплиментах перед «ангелами офиса», ведь платим-то мы им, слава богу, деньгами. Сосредоточимся на главном.
Прежде всего, не стоит недооценивать их возможности, способности и знания.
Ведь вы не забыли указать в объявлении о приеме на работу требования к претендентам на эту должность: обязательное высшее образование, знание английского языка, умение обращаться с компьютером и другой офисной техникой, минимальный 5-летний стаж работы в престижной компании (только не говорите, что требуемый возраст при этом условии — 20-22 года!). И если при таких драконовских требованиях она (или он) все-таки прошла собеседование, то уж в личном обаянии и умении связно выражать свои мысли, а часто и в определенных гипнотических способностях ей не откажешь.
Ну, а кофе как-нибудь да заварит — не во Франции же, чай, живете. В крайнем случае — научите. Впрочем, бог с ним, с кофе. Продолжим мысли о главном.
Современный секретарь должен так же умело и эффективно управлять людьми, как и обращаться с бумагами и телефонным аппаратом. Проблема в том, что его профессиональных качеств вы не определите на собеседовании. За исключением разве что навыков «пускать пыль в глаза» (качество, кстати, не только ценное, но и обоюдоострое), а также культуры речи, словарного запаса, относительной грамотности и каллиграфичности почерка (по заявлению о приеме на работу). Если же секретарь достался вам «по наследству» от предыдущего начальника — смотрите начало статьи.
Я это к тому, что в большинстве случаев, вам придется начинать с tabula rasa — чистого листа. Как не ошибиться, ориентируя своего секретаря и очерчивая круг его обязанностей? Прежде всего — четкость в описании его работы. Характеристика его обязанностей не ограничивается названием должности и системы подчинения, а тем более аморфным «помогать начальнику в достижении цели».

 
Деловая корреспонденция
В круг повседневных задач секретаря входит обзор и работа с письмами: сортировка входящей деловой корреспонденции по степени ее важности; подготовка и сбор необходимой информации для ответа на важные письма; установление сроков выполнения полученных по почте заказов; составление ответов на простые письма, предоставление их на подпись и регистрацию.
Следует мягко намекнуть секретарю, что пункт приема макулатуры находится через дорогу, а не за дубовой дверью соседнего кабинета, а также, что макулатура не бывает с голограммой, водяными знаками и подписью налогового инспектора. О письмах жены и троюродного внучатого племянника особый разговор — это святое!
Для более грамотной и продуктивной сортировки писем лучше завести отдельные папки назвав их на свое усмотрение, допустим: «Срочно», «На подпись», «Просмотреть», «Заказы», «Выбросить». Последнюю папку не всегда целесообразно заменять мусорной корзиной, хотя решать, разумеется, вам. А вот о папке «Жалобы» лучше все же дать четкие указания секретарю: заводить ли ее, или сразу отправлять на рассмотрение указанному в письме лицу. Папка «Анонимки» обычно не заводится, но о ее содержании и так вскоре все знают, так же как и о «Досье».
Опыт систематизации писем с помощью папок можно распространить и на другую деловую документацию. Таким образом все материалы будет легко найти и отсеять зерна от плевел. Обновление папок также входит в обязанности секретаря.
К переписке с различными организациями и учреждениями секретарю следует отнестись серьезно и не только заготовить первый вариант ответа, но и проинформировать о нем начальника. Например, если вы хотите работать весь следующий год при свечах — пусть ваш помощник смело игнорирует новогоднее поздравление, скажем, «Обл(гор)энерго».
Часть корреспонденции (в первую очередь, юридические документы, письма из банков, вышестоящих организаций, с пометкой «лично» и письма ваших лучших партнеров) секретарю открывать не рекомендуйте. Ни в коем случае не делегируйте ему (ей) право подписывать ответы на них.
Теперь о прессе. Если секретарша абсолютно уверена, что руководителя никогда не интересовали японские кроссворды, а на собачью шерсть у него аллергия, только тогда сборник кроссвордов и «Справочник собаковода» можно руководству и не показывать. А вот в бизнес-издание колбасу пусть лучше не заворачивает. Напомните, что не стоит ждать, пока весь офис прочтет комплект свежей прессы, прежде чем она попадет к первому лицу. Особенно если на первой странице обложки — до боли знакомый и любимый ваш собственный face.

 
Телефон
Второй важной повседневной обязанностью секретаря являются телефонные переговоры. Отметьте, что их следует вести четко, компетентно и вежливо. Телефонограммы записывать подробно, вовремя и по необходимости четко переадресовывать в другие отделы, ответственные за решение тех или иных проблем.
Умение предоставить нужную информацию тем, кто звонит, отличать нужную информацию от лишней, а также самостоятельно принимать решение о необходимости предоставления такой информации в полном объеме и всем подряд во многом зависит от личных качеств секретаря. А вот сгруппировать телефонные звонки, составить список тех, кому руководитель должен перезвонить, указав в списках время звонка и его цель, а также четко записать Ф.И.О. (а при необходимости адрес и название фирмы, сделавшей запрос или приславшей предложение о сотрудничестве) — это обязательный для всех минимум.
Секретарь должен также подготовить необходимые документы для продуктивного ведения предстоящего телефонного разговора. Не лишним будет напомнить ей, что затянувшийся разговор с соседкой — не самое лучшее времяпрепровождение на работе, хотя, если это — способ блокировки от всех и вся, то почему бы и нет?

 
Посетители и методы борьбы с ними
Организация различного рода встреч и совещаний — один из важнейших элементов работы секретаря. Как правило, он назначает их, заботясь о том, чтобы свободное время начальника не прерывалось. Впрочем, напомнить о том, что свободное время босса не всегда совпадает со свободным временем секретаря, будет отнюдь не лишним.
Подготовка информации необходимой для проведения встреч и совещаний, определение их продолжительности, заказ помещения; рассылка приглашений с указанной на них повесткой дня; регистрация всех предстоящих важных событий в календаре с ежедневной обязательной проверкой запланированного — все это так же важно, как и правильное общение с посетителями.
Чтобы их визиты реже нагоняли на руководителя тоску зеленую и тем более не стали постоянной головной болью, секретарю следует уже на этапе записи на прием выяснять причину визита, что позволит не только отсеять часть пришедших «не по адресу», но и предоставит шефу возможность должным образом подготовиться к визиту.
Заботясь об удобстве посетителей, особенно если им приходится долго ждать, лучше будет если секретарь предложит им чаю, кофе (только в крайне редких и особо «запущенных» случаях — «смолы горячей») или что-нибудь почитать… Обратите внимание секретаря на то, что играть в шахматы и пинг-понг с посетителями не стоит, как и мариновать в приемной «не вовремя» пришедшего налогового инспектора.
Когда посетитель долго задерживается в кабинете руководителя, секретарь обязан принять меры по его вежливому выпроваживанию. Не стоит с порога задавать вопрос: «Вы еще здесь?» Малоэффективным может оказаться звонок с напоминанием о завтрашней повестке дня. В данной ситуации секретарь должен проявить свои творческие способности и безграничный полет фантазии, предложив, например, посетителю еще чашку кофе, которая ожидает в прихожей. Случаи, когда это правило не действует, лучше оговорить в отдельном списке.
Если руководителю предстоит поездка, то секретарь обязан заранее побеспокоиться о расписании движения самолетов и поездов, согласовать с боссом удобное для него время отъезда и предпочитаемый вид транспорта, заказать билеты, номер в гостинице, оформить необходимые финансовые документы, подготовить все необходимые для командировки деловые бумаги. Предупредите секретаря, что не стоит информировать всех сотрудников фирмы о каждой из остановок руководителя по дороге, особенно если он отправился за город на выходные или на Канарские острова.

 
Alter ego
Для оптимального использования вашего времени секретарь должен правильно организовать вашу работу. Определив цели и порядок выполнения дел в зависимости от их важности, он(она) должен(на) составить два списка дел — долгосрочных (рассчитанных на период более шести месяцев, с ежемесячной проверкой хода выполнения) и краткосрочных (с ежедневной проверкой).
Определить степень профпрогодности секретаря можно только путем проб и ее ошибок. Для начала проанализируйте, насколько она помогает организовать ваше рабочее время. Необходимо, чтобы это важное качество, которое назовем умением выделять главное, сочеталось также с другим — способностью оперативно помочь в поиске нужного ответа.
Немаловажно умение секретаря подготовить основу для вашего исследования; собрать материалы или даже написать черновой вариант; быстро и точно подготовить необходимые документы для предстоящего телефонного разговора, встречи и т. д. Может ли она кратко (устно и письменно) изложить важную для вас информацию? Знает ли ваше мнение по ряду вопросов? Можете ли вы положиться на ее интерпретацию ваших мыслей, адресованную партнерам? Вот основные вопросы.
Однако не забывайте — функции секретаря — быть вашим alter ego, а не затмить солнце.

 
Кто босс?
Проявление самостоятельности, инициативы и находчивости в решении текущих вопросов, умение сделать работу, не докучая вам и не вмешивая в это вас — само по себе уникально. Ну, а если она еще и аккуратна в выполнении заданий, обязательна и организована… Помнит ли она знаменательные даты, отмечаемые вашей семьей, семьей вашего шефа, дни рождения (кроме собственного), юбилеи, сроки начала и окончания отпусков, а также время первой встречи назначенной на завтра? Не путает ли цифры с буквами записывая по телефону необходимую информацию, регистрируя документы? Если да, то не скрывается ли за этим какая-нибудь спецподготовка? Осторожно, если она интересуется литературой, которая может подсказать пути улучшения работы вашей фирмы. Это выглядит более чем странно. Но не поддавайтесь отчаянию, если ее творческий потенциал развит настолько, что она предлагает вам новые пути решения вечных проблем бытия.
Может ли она добыть важную для вас информацию, в том числе ту, которую неловко или невозможно добыть самому? Если так, то вам придется за нее побороться.
Если же она умеет вежливо, с желанием помочь, максимально уважительно и внимательно обращаться со всеми посетителями, при этом вызывая у них единодушный восторг; сохранять спокойствие в напряженной обстановке, не реагируя на ваши разъяренные вопли, продолжать с неизменной аккуратностью и невозмутимостью начатое раньше дело — стоит задуматься. А не… флегматик ли она?
Хотя если иногда ей все же удается перебросить на кого-то часть своей невыполненной работы и при этом продолжать контролировать ее выполнение — успокойтесь: что-то человеческое у нее все-таки есть.
Но если вы смело можете оставить ее на три-четыре недели на хозяйстве и при этом не опасаться, что во время вашего отсутствия дела пойдут не так, как следовало бы; если вы уверены, что в случае необходимости она найдет того, кто сможет во время вашего отсутствия наилучшим образом оперативно решить возникшую проблему — не слишком-то расслабляйтесь на отдыхе.
Кстати, вы пока еще ее босс?

 

Подготовил: Аркадий Бевзь.

Комментирование закрыто.